Workflows & Automatisierung

Viele Compliance-Aufgaben wiederholen sich: Lieferanten jährlich neu bewerten, vor Fristen erinnern, bei Ereignissen reagieren. Workflows nehmen Ihnen diese Routine ab.

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist eine Abfolge automatischer Schritte, die durch ein Ereignis ausgelöst wird. Vereinfacht: Wenn X passiert, dann tue Y. Beispiele:

Wenn ein kritischer Lieferant angelegt wird, dann sende automatisch die NIS2-Basisauskunft.
Wenn ein Zertifikat in 90 Tagen abläuft, dann erstelle eine Aufgabe und fordere einen aktualisierten Nachweis an.
Wenn eine Selbstauskunft abgesendet wird, dann weise sie einem Prüfer zur Kontrolle zu.

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Aufgabenliste mit offenen, automatisch erzeugten Workflow-Schritten

Manuelle Schritte eines Workflows landen als Aufgaben in „Meine Aufgaben“.

Bausteine eines Workflows

Baustein	Beschreibung
Auslöser	Das Ereignis, das den Workflow startet (z. B. „Lieferant angelegt“, „Frist erreicht“, „Auskunft abgesendet“).
Bedingung	Optionaler Filter, damit nur passende Fälle den Workflow durchlaufen (z. B. „nur kritische Lieferanten“).
Aktion	Was geschehen soll — Fragebogen versenden, Aufgabe erstellen, benachrichtigen, auf ein Ereignis warten.
Manuelle Aufgabe	Ein Schritt, der menschliches Handeln erfordert; er erscheint in „Meine Aufgaben“ und pausiert den Ablauf, bis er erledigt ist.

Versionierung von Definitionen

Wenn Sie eine Workflow- oder Fragebogen-Vorlage ändern, behalten bereits laufende Instanzen ihre ursprüngliche Definition. So bricht eine Aktualisierung niemals einen Ablauf, der bereits gestartet ist.

Einen Workflow einrichten

Öffnen Sie Einstellungen → Workflows → Neuer Workflow.
Wählen Sie einen Auslöser.
Fügen Sie optional eine Bedingung hinzu.
Reihen Sie eine oder mehrere Aktionen aneinander.
Aktivieren Sie den Workflow. Ab jetzt läuft er bei jedem passenden Ereignis automatisch.

Schutz vor Endlosschleifen

Workflows enthalten eine eingebaute Schleifen-Bremse: Ein Ablauf kann sich nicht versehentlich selbst endlos neu auslösen. Schlägt eine Aktion fehl, wird der Workflow angehalten und protokolliert — Sie sehen den Fehler und können gezielt eingreifen, statt dass im Hintergrund unbemerkt etwas weiterläuft.